Czy sposób doręczania korespondencji przez Zakład Gospodarki Lokalowej w Białej Podlaskiej może stwarzać ryzyko ujawnienia danych osobowych mieszkańców? Takie pytanie postawiła jedna z czytelniczek Spotted Biała Podlaska, która zwróciła uwagę na wystające ze skrzynek pocztowych koperty z blankietami opłat za mieszkanie.
Zdaniem mieszkanki dokumenty są umieszczane w skrzynkach w taki sposób, że w niektórych przypadkach można je wyjąć bez użycia klucza. Jak podkreśla, może to umożliwić osobom postronnym dostęp do informacji dotyczących lokatorów, wysokości opłat, a nawet ewentualnych zaległości.
Czytelniczka zwróciła również uwagę na potencjalne ryzyko oszustwa.
- Gdybym była wystarczająco zdesperowana, mogłabym skopiować dokumenty, podmienić numer rachunku bankowego i czekać na przelewy od osób, które opłacają czynsz tradycyjnie na poczcie - napisała w zgłoszeniu do redakcji, zaznaczając jednocześnie, że opisuje jedynie hipotetyczny scenariusz.
Według jej relacji problem ma występować od około roku. Twierdzi również, że wielokrotnie zgłaszała sprawę do Zakładu Gospodarki Lokalowej, jednak - jak wskazuje - nie zauważyła trwałej poprawy.
Redakcja zwróciła się do ZGL z pytaniami
W związku z otrzymanym zgłoszeniem redakcja Spotted Biała Podlaska skierowała do Zakładu Gospodarki Lokalowej pytania dotyczące m.in. obowiązujących procedur doręczania korespondencji zawierającej dane osobowe, wcześniejszych zgłoszeń mieszkańców oraz planowanych działań mających zapobiec podobnym sytuacjom.
Prezes ZGL: „Sprawę potraktowaliśmy bardzo poważnie”
W odpowiedzi prezes Zakładu Gospodarki Lokalowej Sp. z o.o. Wojciech Chilewicz poinformował, że zgłoszenie wpłynęło do spółki telefonicznie w piątek 17 lipca i - jak zaznaczył - wcześniej podobne sygnały nie docierały do Zakładu.
Prezes podtrzymał stanowisko opublikowane wcześniej przez ZGL w mediach społecznościowych na profilu Spotted. Poinformował, że po otrzymaniu zgłoszenia niezwłocznie rozpoczęto działania wyjaśniające.
Jak przekazał, zwołano spotkanie z pracownikami, podczas którego - przy udziale Inspektora Ochrony Danych – przeprowadzone zostanie szkolenie przypominające dotyczące prawidłowego doręczania korespondencji oraz ochrony danych osobowych. Zapowiedziano również rozmowę z pracownikiem odpowiedzialnym za doręczanie korespondencji na wskazanym terenie.
Co istotne, Zakład poinformował również, że incydent zostanie zgłoszony Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO.
- Dokładamy wszelkich starań, aby korespondencja była doręczana w sposób zapewniający bezpieczeństwo i poufność danych mieszkańców - podkreślił Wojciech Chilewicz.
Ochrona danych to obowiązek
Sprawa pokazuje, jak duże znaczenie ma właściwe zabezpieczenie korespondencji zawierającej dane osobowe. Nawet jeśli do nieuprawnionego wykorzystania dokumentów nie doszło, sposób ich doręczania powinien minimalizować ryzyko dostępu osób trzecich.
Na ten moment nie ma informacji o przypadkach wykorzystania danych mieszkańców ani o poniesionych przez nich szkodach. Zakład Gospodarki Lokalowej deklaruje jednak, że wyciągnie wnioski z zaistniałej sytuacji i podejmie działania mające zapobiec podobnym zdarzeniom w przyszłości.
